Cuidados ao contratar empresas terceirizadas em condomínios: O que Avaliar

Desde a aprovação da Lei nº 13.429/2017, a terceirização de serviços em condomínios passou a ser amplamente permitida, englobando tanto atividades-meio (como segurança e limpeza) quanto atividades-fim, como o papel do zelador. Isso trouxe mais flexibilidade para a gestão dos edifícios, mas também exigiu um cuidado maior com os processos de contratação, já que o condomínio se torna subsidiariamente responsável por obrigações trabalhistas e previdenciárias.

A escolha de empresas terceirizadas, além de facilitar a administração do condomínio, pode solucionar questões como absenteísmo e a contratação rápida de pessoal. No entanto, é importante que a decisão de terceirizar passe por uma avaliação criteriosa, seguida de procedimentos formais para minimizar riscos jurídicos.

Responsabilidade Subsidiária do Condomínio

A contratação de empresas terceirizadas não isenta o condomínio de suas responsabilidades. Pelo contrário, a lei deixa claro que o condomínio é subsidiariamente responsável pelas obrigações trabalhistas dos empregados terceirizados durante o período de prestação de serviços. Isso significa que, caso a empresa terceirizada não cumpra com suas obrigações, como o pagamento de salários e encargos sociais, o condomínio poderá ser obrigado a arcar com esses custos.

Outro ponto importante é a impossibilidade de recontratar um empregado demitido como terceirizado antes do prazo de 18 meses. Esse cuidado é fundamental para evitar situações em que se tente burlar a legislação trabalhista.

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Verificação de Empresas Terceirizadas

A escolha da empresa terceirizada deve ser baseada em uma análise rigorosa de vários aspectos. O primeiro passo é verificar o histórico da empresa, solicitando uma lista de clientes com mais de dois anos de atendimento. Visitar esses locais e conversar com outros síndicos e moradores é uma prática recomendada. Além disso, a empresa deve fornecer uma planilha detalhando todos os custos envolvidos na contratação, incluindo salários, encargos sociais, uniformes, cesta básica, e transporte. Com essas informações, o síndico pode fazer uma análise de custo-benefício mais precisa, evitando surpresas no orçamento.

Consultas Jurídicas e Certidões

Antes de formalizar a contratação, o condomínio deve realizar uma série de consultas para garantir que a empresa terceirizada está em dia com suas obrigações legais. Essas consultas ajudam a identificar possíveis processos trabalhistas em andamento ou pendências financeiras que possam impactar o contrato. Entre essas consultas estão:

• Tribunal Superior do Trabalho (para obter a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas);
• Junta Comercial e Cartório de Protestos;
• Justiças Federal, Estadual e Municipal;
• Sites de avaliação como o Reclame Aqui.

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Assembleia e Transparência

Uma vez que todas as informações estejam reunidas e a empresa tenha sido selecionada, é essencial que a contratação seja discutida e aprovada em assembleia. O síndico deve apresentar aos moradores os riscos envolvidos, especialmente em relação à responsabilidade solidária e subsidiária. A transparência nesse processo é fundamental para evitar conflitos futuros e garantir que todos os condôminos estejam cientes das implicações da terceirização.

Cuidados na Elaboração do Contrato e na Supervisão dos Serviços

Após a aprovação em assembleia, a próxima etapa é a elaboração de um contrato detalhado. O contrato de prestação de serviços deve especificar claramente as responsabilidades da empresa terceirizada, os serviços a serem executados, o tempo de contrato, e as condições de rescisão.

O síndico deve solicitar à empresa terceirizada uma série de documentos mensais, como a folha de pagamento dos funcionários alocados no condomínio, a Guia de Recolhimento do FGTS, e os comprovantes de seguros de vida e acidentes dos empregados. Esses documentos são essenciais para assegurar que a empresa está cumprindo com suas obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Outro ponto a ser considerado é a escolha dos funcionários que irão trabalhar no condomínio. O síndico pode solicitar os dados cadastrais dos empregados e fazer uma checagem prévia de antecedentes criminais e profissionais, garantindo que o condomínio esteja em segurança.

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A Importância da Comunicação com a Empresa Terceirizada

Manter uma comunicação clara e constante com a empresa terceirizada é essencial para evitar mal-entendidos. Quando há funcionários terceirizados no condomínio, é importante que o zelador ou outros empregados diretos do condomínio não interfiram diretamente no trabalho dos terceirizados. Todas as orientações devem ser repassadas ao coordenador da empresa terceirizada, que será o responsável por garantir que os serviços sejam executados conforme o contrato.

Seguro e Garantia de Qualidade

Por fim, um ponto crítico na contratação de empresas terceirizadas é a questão do seguro. O síndico deve solicitar à empresa terceirizada um seguro que cubra todos os funcionários que prestarão serviços no condomínio, evitando problemas em caso de acidentes de trabalho. A apresentação mensal do comprovante de seguro é fundamental para garantir que o condomínio não será responsabilizado por eventuais acidentes. Além disso, é essencial acompanhar a qualidade dos serviços prestados. Reuniões periódicas com a empresa terceirizada e pesquisas de satisfação com os moradores podem ajudar a identificar problemas e corrigir falhas no atendimento.

Checklist para Contratação de Terceirizados em Condomínios

A contratação de serviços terceirizados requer uma análise cuidadosa para garantir a legalidade do processo e a qualidade do serviço prestado. Abaixo, segue um checklist detalhado que pode ser utilizado por síndicos e administradores de condomínios para assegurar uma escolha segura e eficiente:

1. Seleção da Empresa Terceirizada

• Verificar se a empresa terceirizada está registrada no Ministério do Trabalho.
• Pedir uma lista de clientes com mais de dois anos de atendimento.
• Visitar locais onde a empresa presta serviços e conversar com síndicos, funcionários e moradores.
• Solicitar um orçamento detalhado, incluindo:
  • Salário dos empregados.
  • Encargos trabalhistas (FGTS, INSS, etc.).
  • Uniformes e equipamentos.
  • Benefícios (cesta básica, vale-transporte, férias, 13º salário).
• Comparar orçamentos de diversas empresas e avaliar o custo-benefício.
• Verificar o tempo de atuação da empresa no mercado.

2. Consultas Legais e Financeiras

• Consultar o Tribunal Superior do Trabalho e obter a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas.
• Consultar a Junta Comercial para verificar a regularidade da empresa.
• Verificar o histórico no Cartório de Protestos, Justiça Federal, Estadual e Municipal.
• Conferir o histórico de reclamações da empresa em sites como o Reclame Aqui.

3. Aprovação em Assembleia

• Informar os moradores sobre a intenção de contratar uma empresa terceirizada.
• Discutir e esclarecer os riscos e responsabilidades subsidiárias em assembleia.
• Colocar a aprovação da contratação em votação e registrar a decisão em ata.

4. Elaboração e Revisão do Contrato

• Garantir que o Contrato de Prestação de Serviço seja claro e detalhado, incluindo:
  • Responsabilidades da empresa terceirizada.
  • Serviços a serem prestados.
  • Prazos e condições de rescisão.
• Definir mecanismos de controle de qualidade e feedback dos serviços prestados.

5. Supervisão Mensal

• Solicitar à empresa, mensalmente:
  • Folha de pagamento dos funcionários alocados no condomínio.
  • Guia de Recolhimento do FGTS e outros impostos devidos.
  • Comprovante de seguro dos empregados que prestam serviços no condomínio.
• Verificar se os funcionários estão registrados corretamente no Livro de Registro de Empregados.

6. Documentação dos Funcionários

• Pedir que a empresa forneça:
  • Dados cadastrais completos dos funcionários (nome, CPF, etc.).
  • Cópia da certidão de antecedentes criminais dos empregados.
• Manter um registro atualizado com informações sobre os funcionários que atuam no condomínio.

7. Garantias de Segurança

• Exigir que a empresa tenha um seguro de vida e acidentes para os funcionários que trabalham no condomínio.
• Solicitar a apresentação mensal do comprovante de pagamento desse seguro.

8. Gestão de Funcionários Terceirizados

• Garantir que o zelador ou outros funcionários diretos do condomínio não deem ordens diretas aos terceirizados.
• Manter a comunicação centralizada entre o síndico e o coordenador da empresa terceirizada.

9. Monitoramento da Qualidade dos Serviços

• Agendar reuniões periódicas com a empresa terceirizada para avaliar a qualidade do serviço.
• Realizar pesquisas de satisfação com os moradores para coletar feedback sobre os funcionários terceirizados.
• Revisar periodicamente o contrato para garantir que todos os termos estão sendo cumpridos.

10. Rescisão de Contrato

• Verificar as condições de rescisão previstas no contrato.
• Caso ocorra a rescisão, garantir que a empresa cumpra com o pagamento de todas as obrigações trabalhistas até o último dia de serviço.

Com uma análise detalhada e o cumprimento rigoroso das obrigações legais, a terceirização pode ser uma solução eficiente para a gestão de condomínios. No entanto, a atenção aos detalhes e a supervisão constante são fundamentais para evitar problemas futuros e garantir a segurança e o bem-estar dos moradores.